Objašnjavamo što je akcijski plan u poslovnom svijetu, njegovu funkciju i karakteristike. Također, kako napraviti akcijski plan.
Što je akcijski plan?
U poslovnom svijetu, akcijski plan ili strateški plan poznat je kao administrativni ili upravljački alat, putem kojeg a organizacija (ili, ponekad, pojedinac) zacrta najbolji put prema svom postizanju ciljevi. To su cjeloviti i detaljni planovi, na različitim razinama, u kojima se utvrđuju konkretni ciljevi, potrebni resursi za njihovo ostvarenje i na kraju aktivnosti potrebne za njihovo ostvarenje.
Najbolji način za razumijevanje akcijskog plana je kao mapa puta, odnosno a dijagram kako doći do ciljeve Prijedlozi: kao što postoji više putova do odredišta, također je moguće odabrati različite putove kako bi se ispunili ciljevi organizacije.
Važnost ovih vrsta alata je u tome što organiziraju napore i omogućuju adekvatno planiranje, što smanjuje margine pogreške i potencijalno rasipanje energije i resursa.Osim toga, ovi planovi su u skladu s pretpostavkom segmentiranja većeg problema na male i ostvarive ciljeve, nenamjernog kretanja prema globalnom cilju i izbjegavanja paralize.
Karakteristike akcijskog plana
Ne postoji jedinstven način izrade akcijskih planova, jer su oni obično prilagođeni situaciji i potrebama svake organizacije. Međutim, općenito govoreći, svaki akcijski plan karakterizira:
- Na temelju definiranih ciljeva predlaže mogući put (ili nekoliko) prema uspjeh (dugoročno), raščlanjujući ga na manje cjeline i ostvarivo u kratkom i srednjem roku.
- Mora imati visoku razinu detalja u smislu opisa radnji potrebnih za postizanje cilja: potrebni resursi, procijenjeno vrijeme, prioritetni zadaci itd.
- Specifičan je utoliko što odgovara na datu situaciju; Ako se stvarna slika donekle promijeni, morat će se promijeniti i akcijski plan. Inače ćete biti u polju improvizacije i nepredviđenih događaja.
- Obično je popraćena grafičkim ili vizualnim prikazima, kao npr dijagrami toka, sheme, organizacijske karte, itd.
Kako napraviti akcijski plan?
Iako ne postoji jedinstven način za izradu akcijskog plana, moguće ga je podijeliti u šest glavnih koraka koji se moraju dovršiti da bi akcijski plan bio uspješan. a ovo su:
- Definirajte ispravno ciljevi. Poslovica kaže da vjetar nikad ne puše u korist onih koji ne znaju svoju sudbinu. To znači da ako ne znamo što želimo postići, nećemo moći stvarno postići uspjeh. Tako da će početna točka svakog akcijskog plana uvijek biti postavljanje ostvarljivih, konkretnih i specifičnih ciljeva u dugom, srednjem i kratkom roku.
- Podignite i odaberite strategije. Postoji mnogo mogućih putova prema istom cilju, a da bismo odabrali onaj koji najbolje odgovara našim potrebama, našim ritmovima i našim resursima, prvo moramo razmotriti sve moguće putove. Kada se prebrojavanje završi, možemo postupno odbaciti one koji nisu korisni ili nisu izvedivi, dok ne pronađemo svoju najprikladniju strategiju.
- Definirajte zadatke i rangirajte ih. Strategija nije ništa drugo nego mogući put, odnosno put koji je apstraktno zacrtan, a koji će, kada se provede u praksi, rezultirati skupom specifičnih zadataka. Ti se zadaci kreću od dobivanja nedostajućih resursa, njihovog organiziranja i korištenja, do revizije ili kontrole potrebne za odlučivanje. Bit će važno definirati koji su zadaci nužni za usklađenost sa strategijom, a zatim ih rangirati kao hitne, važne i uobičajene.
- Napravite Ganttov grafikon. Također poznat kao "Ganttov grafikon", ovaj alat pomoći će vam definirati vrijeme početka i završetka svakog zadatka, kao i vremenska razdoblja potrebna za njegov pregled. Uostalom, nijedan se zadatak ne može odlagati na neodređeno vrijeme.
- Imenovati vođe i odgovoran. Svaka organizacija podrazumijeva a hijerarhija, odnosno lanac menadžera koji moraju koordinirati i gurati naprijed svaki zadatak. Ne radi se o imenovanju šefova, koliko o delegiranju ovlasti kako ne bi bilo “uskih grla” koja usporavaju donošenje odluka.
- Izvršite plan. Završno poglavlje svakog plana je, naravno, pristupiti poslu. To podrazumijeva ne samo poštivanje onoga što je planom utvrđeno, već i kontrolu kroz dinamiku kontrole i nadzora da je izrađeni plan ispravan, a ako nije, da se može na vrijeme ispraviti.